terça-feira, 5 de janeiro de 2016

Expert dá 8 dicas para administrar melhor o seu tempo em 2016

Conversamos com Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e produtividade. Ele listou oito passos para organizar melhor o seu dia e ter uma rotina mais equilibrada.

Já estamos em 2016 e você ainda tem aquela sensação de que não viu 2015 passar. Sem contar as vezes que se pegou dizendo que não tem tempo para nada ou respondeu a um amigo que está “na correria”. Será que o tempo é tão curto assim e tudo tão urgente para vivermos sempre correndo? Não, não é. Pelo menos é o que defende Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e produtividade. “O problema não é a quantidade de horas que temos, o que faz a diferença é o uso dessas horas. Estamos trabalhando mal, em maior quantidade, com mais estresse e menos resultados.

Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta”, afirma.

Segundo Barbosa, em um ambiente desorganizado e sem planejamento, as pessoas têm mais chances de ficarem estressadas, sem energia, sem motivação, sem ânimo para os relacionamentos e mal conseguem cuidar da própria saúde. E é daí que vem a impressão de que o tempo está correndo mais rápido. “A pessoa que não organiza as tarefas acaba virando escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência”, diz o especialista.

A solução? Planejamento. “Algumas pessoas parecem ter medo dessa palavra, pois acham que é uma tarefa muito complicada. Meu conselho é que as pessoas experimentem uma nova forma de gestão, adequada à própria maneira de agir e de se organizar”, afirma Barbosa. Ao fazer isso você trabalhará menos, se planejará melhor e ainda focará no que é realmente importante. O especialista listou oito dicas para administrar melhor o seu tempo e ter uma rotina mais equilibrada, com melhores resultados na vida profissional e, consequentemente, na pessoal.

1 – PLANEJE COM TRÊS DIAS DE ANTECEDÊNCIA
É comum pensar e organizar apenas o "hoje". Mas a recomendação do especialista é começar olhando ao menos três dias para frente. Se você conseguir organizar uma semana inteira, melhor ainda. Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade e não exagere, pois sempre deve sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer. “A partir do momento que começamos a pensar com antecedência o tempo sempre será um aliado. Se você pensar na última hora, ele nunca vai ser favorável”, diz Barbosa.

2 – ANOTE A SUA PROGRAMAÇÃO
Todas as tarefas devem ser anotadas, pois se você não consegue mensurar e enxergar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar o tempo. Não adianta tentar deixar tudo gravado na cabeça. Não importa onde você vai anotar seus compromissos. A escolha dessa ferramenta se baseia no estilo de cada pessoa. Segundo o especialista, a ideal é aquela com a qual você mais se identifica. Pode ser uma agenda de papel, um aplicativo ou um software.

3 – AVALIE A AGENDA TODOS OS DIAS
Ao checar seus compromissos diariamente você consegue priorizar tudo o que deve ser feito e checar se existem horas suficientes para cumprir o que foi planejado.

4 – FUJA DA URGÊNCIA
Procure adiantar as tarefas que você precisa realizar e não deixe que o prazo fique curto. Quando chegar ao trabalho, comece pelas atividades mais rápidas e reserve algumas horas para as pendências que, inevitavelmente, surgem ao longo do dia. Depois, foque no que é importante.

5 – CLASSIFIQUE AS TAREFAS
Segundo o especialista, todas as tarefas podem ser distribuídas em uma das esferas do que Barbosa chama de “Tríade do Tempo”. Existem as atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou; as atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas; e as atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo. Ele afirma que o foco sempre será reduzir as atividades urgentes, priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente. O passo seguinte é aumentar as tarefas importantes, que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado. E, por último, eliminar as circunstanciais, aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as da sua rotina.

6 – PREPARE-SE PARA OS IMPREVISTOS
É muito importante ter um tempo reservado para possíveis imprevistos e urgências. Ao realizar o planejamento das tarefas, não lote sua agenda de compromissos.“Recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas tem planejadas x horas disponíveis”, diz Barbosa. Afinal, durante um dia de trabalho podem surgir diversas tarefas urgentes a serem realizadas, que exigirão uma reprogramação da agenda.

7 – APRENDA A DIZER NÃO
Se você, como muita gente, tem dificuldade para dizer não, a dica do especialista é criar o que ele chama de “lista da clareza”. Divida a folha em duas colunas. De um lado, liste todas as ações aceitáveis, e, do outro tudo, aquilo que você negará. Por exemplo: na lista do “sim” considere uma viagem no fim de semana, mudar de empresa... No lado do “não”, coloque aquele curso não muito interessante ou um evento no dia em que a sua agenda já está cheia. Valem momentos do ambiente pessoal e do profissional. O importante é considerar a sua disponibilidade e vontade de realizar tais atividades. A partir do momento que decidir o que fazer, a posição deverá ser mantida. “No início, pode parecer difícil mas esta é uma atitude pequena e simples que começa dentro de você, reafirma a importância da sua resposta e evita conflitos internos”, afirma. Ao aprender a montar esta lista, você vai se organizar melhor e criar recursos para dizer a verdade diante de qualquer situação.

8 – DELEGUE
Apesar de grande parte das pessoas terem um perfil mais centralizador, delegar é de extrema importância. “Quanto mais você delega, mais tempo tem disponível. Com isso, você consegue subir na cadeia de trabalho na empresa e na cadeia de produtividade, pois sobra mais tempo para evoluir em outras áreas da vida”, diz.

Publicado em Marie Claire


Postar um comentário
Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
Grupos do Google
Receba em seu e-mail, Textos Reformados Selecionados
E-mail:
Visitar este grupo